ỨNG DỤNG BIỂU ĐỒ KIỂM SOÁT VÀO QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Biểu đồ kiểm soát là một công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng, giúp theo dõi và giám sát quy trình sản xuất để đảm bảo hiệu suất và chất lượng ổn định. Với sự ứng dụng rộng rãi trong các ngành sản xuất và dịch vụ, biểu đồ kiểm soát không chỉ giúp phát hiện các vấn đề và bất thường trong quá trình mà còn hỗ trợ việc tối ưu hóa quy trình. Bài viết này Trường Doanh Nhân HBR sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách vẽ biểu đồ kiểm soát, các loại biểu đồ kiểm soát phổ biến cùng những lưu ý quan trọng khi sử dụng biểu đồ này.

1. Biểu đồ kiểm soát là gì?

Biểu đồ kiểm soát là một công cụ thống kê quan trọng giúp theo dõi và giám sát quá trình hoạt động và hiệu suất của nó trong một khoảng thời gian nhất định. Mục đích chính của công cụ này là nhận diện và ngăn chặn các sai lệch hoặc bất thường có thể xảy ra trong quá trình sản xuất hoặc vận hành. 

Biểu đồ kiểm soát được ứng dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng và cải tiến quy trình của tổ chức. Đây cũng là một trong bảy công cụ quản lý chất lượng phổ biến hiện nay.

Trong DMAIC là phương pháp cải tiến dựa trên dữ liệu nền tảng của hệ thống phương pháp Six Sigma, cho rằng biểu đồ kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn Kiểm soát (Control). Công cụ này giúp theo dõi và phân tích dữ liệu quy trình theo thời gian, từ đó hiểu rõ nguyên nhân của các biến động xảy ra.

Các yếu tố cấu thành một biểu đồ kiểm soát bao gồm:

• Biểu đồ chuỗi thời gian: Đây là một dạng biểu đồ trực quan thể hiện các điểm dữ liệu được thu thập ở những khoảng thời gian cụ thể đã được xác định trước.
• Đường trung bình (CL): Đường này biểu thị giá trị trung bình hoặc trung vị của các điểm dữ liệu. Nó giúp nhận diện các xu hướng, đặc điểm của bộ dữ liệu, cũng như phát hiện các sự lệch lạc trong quá trình.
• Đường giới hạn kiểm soát: Bao gồm hai đường giới hạn kiểm soát, một ở trên (UCL) và một ở dưới (LCL), được đặt cách đều phía trên và dưới đường trung bình (CL). Những đường này giúp xác định phạm vi chấp nhận được của biến động trong quá trình.

2. Phân loại biểu đồ kiểm soát

Biểu đồ kiểm soát có thể được phân loại thành hai nhóm chính: một là biểu đồ dành cho dữ liệu biến, và hai là biểu đồ dành cho dữ liệu thuộc tính.

2.1. Biểu đồ kiểm soát cho dữ liệu biến (định lượng)

Biểu đồ kiểm soát cho dữ liệu biến (định lượng) là một công cụ đánh giá các dữ liệu thông qua việc đo lường chính xác các giá trị. Các thông số như chiều dài, cân nặng, nhiệt độ, thời gian,... là những ví dụ điển hình của dữ liệu biến. Dưới đây là một số loại biểu đồ kiểm soát được sử dụng phổ biến cho dữ liệu biến:

1 - Biểu đồ kiểm soát phạm vi (R chart)

Biểu đồ này giúp đánh giá sự biến động trong quy trình bằng cách ghi nhận giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong mỗi bộ dữ liệu. Nó được sử dụng để quan sát sự dao động của các giá trị trong quá trình sản xuất hoặc vận hành.

Ví dụ: Nhà máy sản xuất bánh xe ô tô sử dụng biểu đồ R để theo dõi biến động đường kính của bánh xe, ghi nhận giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong mỗi lô sản xuất, giúp điều chỉnh quy trình sản xuất khi có sự dao động.

2 - Biểu đồ X-bar 

Đây là loại biểu đồ dùng để tính toán giá trị trung bình hoặc trung vị của dữ liệu. Ví dụ, biểu đồ X-bar có thể được sử dụng để xác định trọng lượng trung bình của một lô hàng khi được vận chuyển từ kho của doanh nghiệp.

Ví dụ: Công ty chế biến thực phẩm sử dụng biểu đồ X-bar để đo trọng lượng trung bình của các gói thực phẩm mỗi giờ, từ đó theo dõi sự ổn định và điều chỉnh thiết bị đóng gói khi cần.

3 - Biểu đồ độ lệch chuẩn (S chart)

Biểu đồ này thể hiện độ biến thiên của dữ liệu, hay còn gọi là độ lệch chuẩn. Nó giúp nhận diện mức độ lệch của từng điểm dữ liệu so với giá trị trung bình, từ đó đánh giá sự ổn định của quá trình.

Ví dụ: Nhà máy sản xuất điện thoại theo dõi độ biến thiên độ dày màn hình qua biểu đồ S, giúp giảm sự biến động và đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định.

2.2. Biểu đồ kiểm soát cho dữ liệu thuộc tính (định tính)

Biểu đồ kiểm soát cho dữ liệu thuộc tính (định tính) là công cụ được sử dụng để phân tích các dữ liệu không thể đo lường cụ thể. Dưới đây là một số loại biểu đồ kiểm soát phổ biến cho dữ liệu thuộc tính:

1 - Biểu đồ np 

Biểu đồ này thể hiện số lượng các điểm dữ liệu nằm ngoài đường trung bình. Biểu đồ np chỉ được sử dụng khi kích thước mẫu là cố định và dữ liệu có hai thuộc tính duy nhất, ví dụ như “Có” hoặc “Không”.

2 - Biểu đồ p

Biểu đồ này mô tả tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu lệch khỏi trung vị. Biểu đồ p được áp dụng khi kích thước mẫu không ổn định và dữ liệu chỉ đánh giá hai thuộc tính.

3 - Biểu đồ u 

Biểu đồ này được sử dụng để biểu diễn dữ liệu thu thập từ các nhóm nhỏ, trong đó kích thước mẫu có sự thay đổi giữa các nhóm.

4 - Biểu đồ c

Biểu đồ này áp dụng khi dữ liệu được thu thập từ các nhóm nhỏ với kích thước mẫu đồng nhất.

Giả sử một nhà máy sản xuất linh kiện sử dụng biểu đồ kiểm soát (Control Chart) để giám sát chất lượng sản phẩm đầu ra, các loại biểu đồ sẽ được áp dụng như sau:

• Biểu đồ np: Hiển thị số lượng sản phẩm bị khiếm khuyết trong một lô sản xuất.
• Biểu đồ p: Mô tả tỷ lệ phần trăm sản phẩm bị khiếm khuyết so với tổng số sản phẩm.
• Biểu đồ u: Biểu diễn số lượng khiếm khuyết trong mỗi sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
• Biểu đồ c: Hiển thị số lượng khiếm khuyết xuất hiện trên mỗi đơn vị sản phẩm.

3. Lợi ích khi sử dụng biểu đồ kiểm soát

Biểu đồ kiểm soát không chỉ là công cụ hỗ trợ trong việc theo dõi và giám sát các quy trình mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các chuyên gia trong mọi lĩnh vực của doanh nghiệp. 

Những lợi ích này giúp tổ chức không chỉ duy trì hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy sự cải tiến liên tục. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà biểu đồ kiểm soát có thể mang lại:

• Trực quan hóa quy trình: Biểu đồ kiểm soát cung cấp một cái nhìn trực quan về các quy trình trong doanh nghiệp. Điều này giúp các chuyên gia, dù ở bất kỳ phòng ban nào, dễ dàng nhận diện và hiểu rõ các vấn đề đang diễn ra trong quy trình của họ.
• Đánh giá hiệu suất trong quá khứ: Với việc sử dụng dữ liệu lịch sử, biểu đồ kiểm soát giúp tạo ra một hồ sơ đầy đủ và chi tiết về hiệu suất của quy trình trong quá khứ, giúp tổ chức hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình trước đây.
• Giao tiếp hiệu quả hơn: Biểu đồ kiểm soát cung cấp một ngôn ngữ chung cho các chuyên gia ở mọi lĩnh vực, giúp họ giao tiếp và thảo luận hiệu quả về hiệu suất của quy trình hoặc các thay đổi gần đây trong quy trình thông qua các thuật ngữ và khái niệm kiểm soát quá trình bằng thống kê.
• Dự đoán hiệu suất trong tương lai: Các doanh nghiệp có thể sử dụng biểu đồ kiểm soát để dự báo hiệu suất của các quy trình trong tương lai, từ đó có những kế hoạch điều chỉnh hợp lý.
• Đánh giá tiến độ: Khi một công ty thực hiện thay đổi trong quy trình, biểu đồ kiểm soát sẽ giúp đánh giá tiến độ của những thay đổi đó, xác định liệu những thay đổi này có giúp tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất hoạt động chung hay không.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc theo dõi và cải tiến quy trình sản xuất với các công cụ như biểu đồ kiểm soát là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, để không chỉ duy trì hiệu quả mà còn tăng trưởng vượt trội, bạn cần một chiến lược toàn diện. 

Đó chính là lý do tại sao khóa học "Chuyển đổi mô hình kinh doanh online cùng AI" của Trường Doanh Nhân HBR ra đời – giúp bạn ứng dụng AI để không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn mở rộng quy mô kinh doanh và tăng cường khả năng dự đoán.

Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng cần thiết để chuyển đổi mô hình kinh doanh, từ việc áp dụng công nghệ vào chiến lược kinh doanh đến việc tăng cường sự giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận. Hãy đừng bỏ lỡ cơ hội này để tạo ra sự thay đổi đột phá cho doanh nghiệp của bạn.

Hãy đăng ký ngay hôm nay và bắt đầu hành trình chuyển đổi cùng AI – bước tiến quan trọng để doanh nghiệp của bạn luôn dẫn đầu trong kỷ nguyên số!

4. Cách vẽ biểu đồ kiểm soát

Để sử dụng biểu đồ kiểm soát (Control Chart) hiệu quả, cần phải thực hiện một quy trình bài bản từ việc lựa chọn dữ liệu cho đến việc phân tích kết quả. Dưới đây là các bước chi tiết giúp bạn xây dựng và áp dụng biểu đồ kiểm soát một cách hiệu quả:

Bước 1: Lựa chọn đặc tính và loại biểu đồ kiểm soát thích hợp

Đầu tiên, bạn cần xác định đặc tính cần kiểm soát trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ. Đây có thể là các yếu tố như kích thước, trọng lượng, tỷ lệ lỗi, thời gian hoàn thành, hoặc bất kỳ chỉ số nào phản ánh chất lượng hoặc hiệu suất của sản phẩm. Khi đã xác định được đặc tính cần theo dõi, bạn cần chọn loại biểu đồ kiểm soát phù hợp với loại dữ liệu bạn đang làm việc.

• Dữ liệu biến (định lượng): Nếu bạn đo lường các thông số có giá trị cụ thể như trọng lượng, chiều dài, hay thời gian, các biểu đồ kiểm soát như biểu đồ X-bar hoặc biểu đồ R sẽ phù hợp.
• Dữ liệu thuộc tính (định tính): Nếu bạn theo dõi các đặc tính có tính phân loại như tỷ lệ sản phẩm lỗi hoặc tỷ lệ đúng/sai, bạn sẽ sử dụng biểu đồ np, p, u, hoặc c.

Bước 2: Quyết định cỡ mẫu và tần số lấy mẫu

Khi xây dựng biểu đồ kiểm soát, việc lựa chọn cỡ mẫu và tần số lấy mẫu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đại diện của dữ liệu. Cụ thể:

• Cỡ mẫu: Số lượng mẫu cần thu thập trong mỗi lần kiểm tra. Thông thường, ít nhất 20 mẫu sẽ được khuyến nghị để có đủ dữ liệu và phản ánh chính xác sự biến động của quy trình. Tuy nhiên, cỡ mẫu có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của quy trình cụ thể.
• Tần suất lấy mẫu: Xác định khoảng thời gian giữa các lần lấy mẫu, có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt sản xuất. Tần suất này phụ thuộc vào sự thay đổi dự kiến của quy trình và mức độ quan trọng của việc kiểm soát chất lượng trong thời gian thực.

Dữ liệu phải đủ lớn và đủ thường xuyên để phản ánh đúng các biến động trong quy trình sản xuất, từ đó đảm bảo độ chính xác cho biểu đồ kiểm soát.

Bước 3: Tính các giá trị thống kê đặc trưng cho mỗi mẫu

Sau khi thu thập dữ liệu, bạn cần thực hiện các phép tính thống kê để hiểu rõ hơn về đặc điểm của dữ liệu thu thập được. Các phép tính này có thể bao gồm:

• Giá trị trung bình (X-bar): Tính giá trị trung bình của từng mẫu, giúp hiểu rõ mức độ trung bình của quá trình.
• Độ lệch chuẩn (S): Đo lường sự biến động hoặc phân tán của dữ liệu xung quanh giá trị trung bình.
• Khoảng biến thiên (R): Đo sự khác biệt giữa giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong mỗi mẫu.

Những giá trị thống kê này sẽ giúp bạn đánh giá sự ổn định của quy trình và xác định các khu vực cần cải thiện.

Bước 4: Tính giá trị đường tâm, các đường giới hạn, kiểm tra dựa trên các giá trị thống kê tính từ các mẫu

Sau khi tính toán các giá trị thống kê từ dữ liệu, bạn cần sử dụng chúng để xác định đường tâm (CL), giới hạn kiểm soát trên (UCL) và giới hạn kiểm soát dưới (LCL).

• Đường tâm (CL): Đây là giá trị trung bình hoặc mục tiêu của quy trình, thể hiện điểm giữa mà quy trình lý tưởng phải duy trì.
• Giới hạn kiểm soát trên (UCL) và giới hạn kiểm soát dưới (LCL): Các giá trị này được tính toán từ các giá trị thống kê và được sử dụng để xác định phạm vi chấp nhận được của quy trình. Nếu dữ liệu vượt quá các giới hạn này, nó có thể chỉ ra sự cố hoặc sự biến động ngoài tầm kiểm soát.

Công thức tính toán:

So sánh các giá trị thu thập được với các giới hạn kiểm soát để nhận diện bất thường hoặc điểm cần cải thiện trong quy trình.

Bước 5: Vẽ biểu đồ Control Chart và phân tích

Cuối cùng, bạn cần vẽ biểu đồ kiểm soát và phân tích kết quả:

• Vẽ biểu đồ: Sử dụng các phần mềm hoặc công cụ như Excel hoặc Minitab để vẽ biểu đồ kiểm soát. Đảm bảo rằng các giá trị dữ liệu được đánh dấu chính xác và hiển thị rõ ràng các đường kiểm soát.
• Phân tích biểu đồ:
• Dữ liệu nằm trong giới hạn kiểm soát: Nếu tất cả các điểm dữ liệu nằm trong giới hạn kiểm soát và không có xu hướng bất thường, quy trình có thể được coi là ổn định và nằm trong tầm kiểm soát.
• Dữ liệu vượt ra ngoài giới hạn kiểm soát hoặc có xu hướng bất thường: Nếu có điểm nằm ngoài giới hạn kiểm soát hoặc xuất hiện xu hướng bất thường (ví dụ, 7 điểm liên tiếp tăng hoặc giảm), điều này chỉ ra rằng có một vấn đề trong quy trình và bạn cần can thiệp để điều chỉnh quy trình. Các vấn đề này có thể là kết quả của nguyên nhân đặc biệt (sự kiện không thường xuyên) hoặc nguyên nhân phổ biến (tích hợp vào quy trình).

Sau khi phân tích, bạn cần thực hiện các hành động phù hợp như sửa chữa các vấn đề, cải tiến quy trình, hoặc điều chỉnh các yếu tố không ổn định để duy trì chất lượng ổn định.

Thực hành ứng dụng biểu đồ kiểm soát trong quản lý chất lượng

Lĩnh vực: Dệt may bít tất
Vấn đề: Theo dõi tỷ lệ sản phẩm khiếm khuyết tại xưởng dệt bít tất
Công cụ giải quyết: Ứng dụng biểu đồ Kiểm soát P Chart

Thực hành:

Biểu đồ P Chart sẽ giúp giám sát được sự ổn định của quy trình và xác định liệu có bất kỳ sự biến động nào trong tỷ lệ sản phẩm khiếm khuyết.

5. Ứng dụng biểu đồ kiểm soát vào quản trị doanh nghiệp 

Biểu đồ kiểm soát là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giám sát và quản lý hiệu suất trong các lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, và marketing. Dưới đây là cách sử dụng biểu đồ kiểm soát để giám sát hiệu suất trong các lĩnh vực này:

• Giám sát hiệu suất sản xuất, dịch vụ hoặc marketing: Biểu đồ kiểm soát có thể được sử dụng để theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lỗi sản phẩm, thời gian xử lý đơn hàng, hay biến động doanh thu. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề sớm, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Phát hiện sớm vấn đề: Việc theo dõi các điểm dữ liệu trong biểu đồ giúp bạn nhận diện các dấu hiệu bất thường ngay từ những thay đổi nhỏ trong quy trình, tránh được tác động tiêu cực lớn đến kết quả kinh doanh.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính: Biểu đồ kiểm soát cung cấp dữ liệu rõ ràng và có tính thống kê, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác dựa trên sự thật và dữ liệu thực tế, thay vì dựa vào cảm tính hay dự đoán không chính xác. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình ra quyết định.
• Dự đoán và lập kế hoạch chiến lược: Dựa vào xu hướng và dữ liệu từ biểu đồ kiểm soát, doanh nghiệp có thể dự đoán hiệu suất trong tương lai. Điều này giúp các nhà quản trị lập kế hoạch chiến lược dài hạn và xây dựng các kịch bản ứng phó với các tình huống có thể xảy ra.
• Tạo ra một nền tảng dữ liệu minh bạch: Việc sử dụng biểu đồ kiểm soát tạo ra một nền tảng dữ liệu minh bạch và dễ hiểu cho mọi bộ phận trong doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến nhân viên. Điều này giúp cải thiện sự giao tiếp và tạo sự đồng thuận trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.

Kết hợp các yếu tố trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách biểu đồ kiểm soát có thể hỗ trợ trong việc quản trị doanh nghiệp hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình, từ đó dẫn đến những quyết định sáng suốt, nâng cao năng suất và lợi nhuận.

6. Những lưu ý khi vẽ biểu đồ kiểm soát

Khi vẽ biểu đồ kiểm soát để giám sát quy trình, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nắm rõ để đảm bảo biểu đồ hoạt động hiệu quả. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý khi xây dựng và sử dụng biểu đồ kiểm soát:

1 - USL và LSL không đưa vào biểu đồ kiểm soát
Trong biểu đồ kiểm soát, USL (Upper Specification Limit) và LSL (Lower Specification Limit) không được đưa vào, vì chúng chỉ phản ánh giới hạn chất lượng sản phẩm, trong khi biểu đồ kiểm soát sử dụng giới hạn kiểm soát (UCL và LCL) để theo dõi sự biến động của quy trình. 

Vì vậy, tập trung vào các giới hạn kiểm soát này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện các vấn đề trong quá trình sản xuất.
2 - Thu thập dữ liệu theo thứ tự sản xuất
Dữ liệu phải được thu thập theo thứ tự thời gian, như theo ngày, giờ hoặc chu kỳ sản xuất. Việc này giúp bạn theo dõi được các biến động trong quy trình theo từng giai đoạn và dễ dàng phát hiện các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình sản xuất.
3 - Chọn biểu đồ kiểm soát phù hợp với dữ liệu
Tùy vào đặc tính của dữ liệu, bạn cần chọn biểu đồ kiểm soát phù hợp. Dữ liệu định lượng (như trọng lượng hay kích thước) sẽ cần sử dụng biểu đồ X-bar, trong khi dữ liệu định tính (như tỷ lệ lỗi) sẽ phù hợp với các biểu đồ P chart hay np chart. Việc lựa chọn đúng loại biểu đồ giúp quá trình giám sát trở nên chính xác và hiệu quả hơn.

4 - Hiểu cách đọc và đánh giá biểu đồ kiểm soát
Để sử dụng biểu đồ kiểm soát hiệu quả, bạn cần biết cách đọc và đánh giá biểu đồ đúng cách. Các điểm dữ liệu nằm ngoài giới hạn kiểm soát hoặc xuất hiện xu hướng bất thường (ví dụ, 7 điểm liên tiếp tăng hoặc giảm) cần được xem xét kỹ lưỡng. Những dấu hiệu này có thể chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình mà bạn cần điều chỉnh kịp thời để duy trì chất lượng sản phẩm.

Việc tuân thủ những lưu ý trên sẽ giúp bạn sử dụng biểu đồ kiểm soát hiệu quả hơn trong việc theo dõi và cải tiến chất lượng quy trình.